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Assistant(e) exécutif(ve)/Executive Assistant

  • 0 yrs
  • $ Not Disclosed / YEAR

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Job Description

***English version below***
 
À propos de Plusgrade:
Plusgrade est la plateforme de revenus auxiliaires responsable de bon nombre des programmes de mise à niveau et de revenus auxiliaires des principales marques touristiques du monde. Soutenues par d’importantes sociétés de capital-investissement en croissance, dont Novacap et CDPQ, plus de 80 entreprises comme Air Canada, Lufthansa, Hawaiian Airlines, Singapore Airlines, Spirit Airlines, Cathay Pacific, Royal Caribbean, Amtrak font confiance à la plateforme de Plusgrade pour transformer les stocks périssables en revenus grâce à des programmes de mise à niveau de sièges, générant des milliards de dollars en possibilités de revenus et assurant des clients plus fidèles.  Pour bon nombre de nos partenaires, les revenus générés par notre gamme de produits sont essentiels à la façon dont ils ont résisté à la tempête de la COVID-19 et en sont sortis plus forts qu’auparavant.
 
Plusgrade est une entreprise primée, récompensée par le prestigieux prix Deloitte Technology Leadership en tant que leader mondial de la technologie des voyages, et a été continuellement honorée comme l’une des entreprises de technologie à la croissance la plus rapide en Amérique du Nord grâce à Deloitte Technology Fast 50™, Fast 500™, et a récemment remporté le prix Enterprise Fast 15.
 
Ce qu'on fait:
Vous avez déjà été surclassé en vol ? (Meilleur sentiment à vie, ai-je raison !) Eh bien, vous avez probablement expérimenté nos produits. 
 
La plateforme de revenus auxiliaires de Plusgrade est le seul moteur de marchandisage auxiliaire numérique qui offre aux voyageurs la possibilité de mettre à niveau leur expérience de multiples façons (enchère, achat instantané, sièges bloqués, pour n’en nommer que quelques-unes) dans la fenêtre de réservation au départ. Nous aidons les compagnies aériennes, les croisiéristes et les compagnies de transport ferroviaire de passagers à générer des revenus accessoires grâce à des expériences client incroyables.
 
Nous sommes en tête d’une catégorie à forte croissance. Nous avons surpassé nos objectifs de revenus d’avant la pandémie (et le taux de reprise de l’industrie du voyage), malgré la plus grande perturbation de l’histoire du voyage. Aujourd’hui, nous avons généré plus de 6 milliards de dollars en nouvelles possibilités de revenus. Nous avons l’intention de croître beaucoup, beaucoup plus. Et dans beaucoup plus de segments avec plus de produits.
 
Les membres d’équipe intelligents et très performants vous mettront au défi d’apprendre et de grandir chaque jour. Nous valorisons l’excellent travail et les excellentes idées, et non l’ego. Nous avons créé une équipe de gagnants réellement diversifiée, où nous nous assurons que tout le monde se sent à sa place, mais, surtout, nous partageons les mêmes valeurs: l’obsession du client, l’unité et la réussite. 
 
 
Le rôle:
Nous recherchons une personne soucieuse du détail pour rejoindre notre équipe en pleine croissance afin de fournir un soutien de haut niveau à nos COO, CFO et CPO. Relevant du chef de l'exploitation : l'adjoint exécutif sera responsable de la gestion des réunions et des rendez-vous du calendrier, de la coordination des préparatifs de voyage et de la soumission des rapports de dépenses, ainsi que de fournir un soutien administratif général tel qu'assigné, y compris le soutien d'autres départements et les tâches de gestion de bureau.
 
Ce que vous ferez:
•Fournir un soutien de haut niveau, y compris la gestion complexe du calendrier, la coordination des préparatifs de voyage, la soumission des notes de frais et l'entretien du bureau.
• Gérer de manière proactive le flux de travail au nom de l'exécutif.
• Préparation de documents et de diapositives, y compris la relecture, la mise en page et le formatage.
• Assurer la liaison professionnelle et éloquente avec les intervenants internes et externes.
• Mener des projets et des initiatives tels que définis par l'exécutif.
•Fournir un soutien administratif général ainsi que des tâches supplémentaires assignées de temps à autre, y compris soutenir d'autres départements au besoin.
 
• Fournir un soutien ponctuel aux autres membres de l'équipe, notamment :
• Assister les RH dans les tâches d'intégration, y compris la vérification des antécédents, l'envoi d'e-mails de bienvenue et la visite des bureaux aux nouveaux employés, ainsi que la gestion du swag de l'entreprise.
• Assister les opérations en travaillant avec le responsable de la stratégie des opérations et les subordonnés directs du COO
• Assister les finances avec les comptes créditeurs, soumettre et suivre les budgets et les dépenses, et effectuer les dépôts bancaires.
•Assister et coordonner avec l'équipe informatique pour les intégrations et la configuration du bureau ainsi que les commandes et les paiements liés à l'informatique.
 
• Gestion de bureau et planification d'événements, y compris :
• Organiser une variété d'événements tout au long de l'année civile.
•Animation des réunions du comité social, coordination du matériel promotionnel avec le marketing, mise en place d'événements, commande de restauration et suivi des budgets.
•Assurer le bon fonctionnement des opérations au bureau en gérant toutes les exigences d'organisation, de propreté et d'approvisionnement du bureau, y compris la gestion des fournisseurs pour maintenir les fournitures de bureau, les collations et les boissons, et la propreté du bureau. Les tâches supplémentaires comprennent l'entretien de la machine à café, la vérification et le tri du courrier et la garantie d'un stock d'EPI adéquat, ainsi que la coordination avec la direction du bâtiment pour résoudre les problèmes de maintenance, l'administration de l'accès par carte-clé.
 
 
Ce dont vous aurez besoin pour réussir:
•3 à 5 ans d'expérience en tant qu'assistante de direction auprès de plusieurs cadres supérieurs.
• Expérience de la gestion de plusieurs calendriers et horaires.
• Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision et avec des interruptions fréquentes
• Capacité à travailler en équipe ainsi qu'en autonomie
• Capacité à anticiper les besoins et souci du détail exceptionnel
• Capacité à maintenir un haut degré de discrétion et de confidentialité
• Un joueur d'équipe motivé, confiant et travailleur.
•Excellentes compétences organisationnelles, souci du détail et capacité à prioriser le travail.
• Compétences techniques avancées : connaissance approfondie de Google Workspace.
•Perspectives positives et flexibles, adaptabilité et capacité à réagir aux changements constants.
• Communication verbale et écrite avancée en anglais et en français
• Maîtrise de la suite Google, y compris : Gmail, Google Agenda, Docs, Sheets, Slides
• Connaissance pratique de Slack, MS Office et Adobe Suites
• Expérience avec les rapports de dépenses professionnelles et les outils de voyage, idéalement Trip Actions & Liquid
 
 
Pourquoi vous joindre à nous?
Il semble y avoir beaucoup de « fusées » à joindre ces jours-ci. Si vous êtes le type de personne qui excellera dans un environnement à forte croissance, vous connaissez déjà le frisson de ce voyage. Voici donc les autres raisons que vous ne connaissez peut-être pas :
 
Nous sommes une équipe de 160 personnes (et au moment où vous lisez ceci, ce # est probablement déjà dépassé!), avec des bureaux à Singapour, New York et Montréal. Vous aurez l’occasion d’avoir un impact profond sur l’orientation de l’entreprise dans les années à venir. Vous pouvez travailler de n’importe où dans le monde jusqu’à 90 jours civils par an, et prendre des vacances illimitées.
 
Vous aidez à connecter les gens. Votre travail sera vu et utilisé par des millions de personnes, partout dans le monde. Nos partenaires sont des organisations mondiales et comptent sur nous pour créer des programmes qui plairont à leurs passagers. Vous serez une ressource de confiance sur la façon de générer de nouvelles sources de revenus pour certains des plus grands noms du voyage. Donc, que vous ayez aidé un parent à bloquer le siège à côté de lui pour un vol confortable avec sa fille ou que vous ayez mis à niveau un couple avec une chambre vue sur l’océan, votre travail met littéralement des sourires sur les visages des voyageurs.
 
Avantages sociaux :
Nous voulons que tout le monde reste en bonne santé, se perfectionne souvent et se sente appuyé! 
🏦REER de contrepartie
🏥Plans de santé complets
📅Programme de congés payés illimités
✈️Crédit de surclassement annuel
🏋️‍♀️Une journée de bien-être Plusgrade
🧘Crédit annuel pour bien-être physique
🧘Crédit annuel pour mieux-être mental
📍Flexibilité pour travailler à distance
 
Basée à Montréal, au Canada, avec des bureaux à New York et à Singapour, Plusgrade a reçu le prestigieux prix Deloitte Technology Leadership en tant que leader mondial dans son secteur, De plus, Plusgrade est constamment reconnue comme l’une des entreprises de technologie en croissance la plus rapide en Amérique du Nord dans les prix annuels Deloitte Enterprise Fast 15™, Technology Fast 50™ et Fast 500™, Deloitte Enterprise Fast 15™, Technology Fast 50™ et Fast 500™.
 
 
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About Us:
Plusgrade is the Ancillary Revenue Powerhouse responsible for many of the world’s leading travel brands’ upgrade and ancillary revenue programs. Backed by prominent growth private equity firms including Novacap and CDPQ, over 80 companies like Amtrak, Air Canada, Lufthansa, Hawaiian Airlines, Singapore Airlines, Spirit Airlines, Cathay Pacific, and Royal Caribbean,trust Plusgrade’s Platform to turn perishable inventory into revenue through upgrade and seating programs, generating billions of dollars in revenue opportunity and creating more loyal customers.  For many of our partners, the revenue generated through our suite of products is key to how they’ve weathered the COVID storm–and came out stronger than before.
 
Plusgrade is an award winning company, recognized with the prestigious Deloitte Technology Leadership award as the global leader in travel technology, and has been continuously honored as one of North America’s fastest growing technology companies with the Deloitte Technology Fast 50™, Fast 500™, and most recently won the Enterprise Fast 15 award.
 
What we do:
Ever been upgraded on a cruise, a rail journey, or a flight? (Best feeling ever, am I right!?) Well, you’ve likely experienced our products. 
 
Plusgrade’s Ancillary Revenue Platform is the only digital-first ancillary merchandising engine that gives travelers the ability to upgrade their experience in multiple ways (bidding, instant purchase, blocked seats to name a few) within the booking to departure window. We help airlines, cruise lines and passenger rail companies generate ancillary revenue through incredible customer experiences.
 
We’re leading a high-growth category. We outpaced our pre-pandemic revenue targets (and the recovery rate of the travel industry), despite living through the greatest disruption in travel’s history. Today, we’ve generated more than $6 billion in new revenue opportunities. We intend to grow much, much more. And into many more verticals with more products.
 
Smart, high-performing team members will challenge you to learn and grow every day. We value great work and great ideas — not ego. We’ve built a genuinely diverse team of winners, where we make sure anyone and everyone feels that they belong, but most importantly, we share the same values of customer obsession, togetherness and winning.
 
The role: 
We are seeking a detail oriented individual to join our growing team in providing high level support to our COO, CFO & CPO. Reporting to the COO: the Executive Assistant will be responsible for managing calendar meetings and appointments, coordinating travel arrangements, and submitting expense reports, as well as provide general administrative support as assigned, including supporting other departments and office management duties. 
 
 
What you’ll do be doing:
•Providing high level support including complex calendar management, coordinating travel arrangements, submitting expense reports and ensuring office upkeep.
•Proactively managing workflow on behalf of the executive.
•Document and slide preparation including proofreading, performing page layout and formatting.
•Liaise professionally and eloquently with internal and external stakeholders.
•Spearheading projects and initiatives as defined by the executive.
•Provide general administrative support as well as additional duties as assigned from time to time, including supporting other departments as needed.
 
•Providing ad hoc support to other members of the team, including: 
•Assisting HR with onboarding tasks including, submitting background checks, sending welcome emails and giving office tours to new employees as well as managing company swag.
•Assisting Operations by working with the ​​Operations Strategy Lead and COO Direct Reports
•Assisting Finance with accounts payable, submitting and tracking budgets and expenses, and making bank deposits.
•Assisting and coordinating with the IT team for onboardings and office setup as well as IT related orders and payments.
 
•Office Management and Event Planning, including: 
•Organizing a variety of events throughout the calendar year.
•Hosting social committee meetings, coordinating promotional material with marketing, setting up for events, ordering catering, and tracking budgets.
•Ensuring smooth in-office operations by handling all office organization, cleanliness and supply requirements, including managing suppliers to maintain office supplies, snacks and drinks, and office cleanliness. Additional tasks include coffee machine upkeep, checking and sorting mail and ensuring adequate PPE stock, as well as coordinating with building management to address maintenance issues, administration for key card access.
 
 
What you’ll need to be successful:
•3 to 5 years experience as an Executive Assistant supporting multiple Senior Executives.
•Experience managing multiple calendars and schedules.
•Ability to work autonomously with minimal supervision and with frequent interruptions
•Ability to work as a team as well as independently
•Ability to anticipate needs and exceptional attention to detail
•Ability to maintain a high degree of discretion and confidentiality 
•A motivated team player who is confident and hardworking.
•Excellent organizational skills, detail oriented and an ability to prioritize work.
•Advanced technical skills: in depth knowledge of the Google Workspace.
•Positive and flexible outlook, adaptability and ability to react to constant change.
•Advanced verbal & written communication in English & French 
•Proficiency with Google suite, including: Gmail, Google Calendar, Docs, Sheets, Slides
•Working knowledge of Slack, MS Office and Adobe Suites
•Experience with Business Expense Reporting and Travel Tools, ideally Trip Actions & Liquid
 
 
Why should you join us?
There seem to be many “rocketships” to join these days. If you are the type of person that will excel in a high-growth environment, you already know about the thrill of this journey. So, here are the other reasons you may not know:
 
We’re a team of 160 people (and by the time you’re reading this, that # is probably already outdated!), with offices in Singapore, New York, and Montreal. You will have the opportunity to profoundly impact where the company goes in the coming years. You can work from anywhere in the world for up to 90 calendar days per year, and take an unlimited vacation.
 
You’re helping connect people. Your work will be seen and used by millions of people, all over the world. Our partners are global organizations and lean on us to create programs that their passengers will love. You will be a trusted resource on how to generate new revenue streams for some of the biggest names in travel. So whether you've helped a parent block the seat next to them for a comfier flight with their daughter or upgraded a couple to an ocean view room, your work literally puts smiles on people's faces.
 
Benefits and Perks: 
We want everyone to stay healthy, upgrade often, and feel supported!
🏦RRSP Matching 
🏥Comprehensive health plans 
📅Unlimited PTO
✈️Annual upgrade credit 
🏋️‍♀️Annual physical wellness credit 
🧘Annual mental wellness credit 
📍Flexibility to work remotely 
 
Headquartered in Montreal, Canada, with offices in New York and Singapore, Plusgrade is honored with the prestigious Deloitte Technology Leadership award as a global leader in its sector. Plusgrade is also consistently recognized as one of North America's fastest-growing technology companies in the annual Deloitte Enterprise Fast 15™, Technology Fast 50™, and Fast 500™ awards, Deloitte Enterprise Fast 15™, Technology Fast 50™, and Fast 500™ awards.