Facilities Assistant - Berlin

Als Facilities Assistant (FA) arbeitest du an der Seite unseres Facilities Manager (FM) und bist direkte/r Ansprechpartner/in für alle externen Anfragen unserer Lieferanten.

Parity ist ein “remote first” Unternehmen. Trotzdem ist das Büro für uns ein wichtiger Ort, an dem sich unsere Teammitglieder persönlich treffen, austauschen und natürlich auch zusammenarbeiten können. Wir haben auch regelmäßig externe Besucher, welche wir gerne in unser Büro einladen, um einen Einblick in unser Unternehmen zu ermöglichen. Als Facilties Assistant sorgst du dafür, dass das Büro ein echter Wohlfühl-Ort wird, an dem sich unsere Teammitglieder gerne aufhalten und arbeiten.

Für die Position wünschen wir uns eine engagierte, gut organisierte Person, die Lust hat, mit ihrer hands-on Mentalität einen positiven Einfluss auf unser Büro sowie das Operations Team zu haben. Folgende Aufgaben gehören außerdem dazu:

Die Stelle

Unsere FA’s unterstützen den Facilities Manager, indem sie Aufgaben der Büroorganisation übernehmen und erhalten ebenfalls eigene definierte Verantwortlichkeiten.

Zu den Aufgaben gehören unter anderem:

Unterstützung des FM bei der Planung und Durchführung von Büroveranstaltungen

Verfügbarkeit auch außerhalb des Büros als Ansprechpartner für Notfälle

Unterstützung bei der Herstellung eines qualitativ hochwertigen und sicheren Arbeitsumfeldes, das den geltenden Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, anderen relevanten Umweltvorschriften, Unternehmensstandards und bewährten Verfahren der Branche entspricht.

Brandschutzbeauftragter und Ersthelfer werden

Unterstützung des FM bei der Überprüfung bestehender Lieferanten im Hinblick auf Budgets und Leistungen

Recherche und Bewertung potenzieller neuer Lieferanten

Unterstützung bei der Verwaltung von lokalen Auftragnehmern und Dienstleistungspartnern

Stakeholder-Management für alle Workspace-Benutzer

Direkte Zusammenarbeit mit Operations-Kollegen in verschiedenen Teams

Unterstützung bei der allgemeinen Verwaltung und Pflege unserer Büroetage(n), einschließlich der Veranlassung aller erforderlichen Reparaturen

Allgemeine Front-Office-Aktivitäten, einschließlich der allgemeinen Unterstützung von Besuchern und Teammitgliedern, Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post, Einkauf/ und Facility Management, einschließlich Reinigungs- und Sicherheitsdienste

Versorgung der einzelnen Etagen mit dem erforderlichen Verbrauchsmaterial

Unterstützung bei der Prüfung der Risikomanagement-Verfahren für das Büro

Führung eines geordneten Büroinventars

Durchführung täglicher Begehungen, um sicherzustellen, dass Wartungsprobleme dokumentiert werden und dass die Büroausstattung, seien es Stifte oder die Club Mate im Kühlschrank, ausreichend ist.

Anforderungen

Erste Arbeitserfahrung in einem Büro oder vergleichbare Kenntnisse

Ausgezeichnetes Zeitmanagement (Fähigkeit zum Multitasking und Prioritätensetzung) und kreative Problemlösungsfähigkeiten, um Verbesserungen vorzuschlagen

Sehr gute organisatorische Fähigkeiten

Proaktive und zuverlässige Persönlichkeit mit starkem Verantwortungsbewusstsein

Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten mit Deutschkenntnissen auf fast muttersprachlichem Niveau oder C1-Äquivalent

Erfahrung im Umgang mit Google Mail, Docs und Spreadsheets

Sorgfältige, organisierte Person

Bewusstsein für Facility Management

Erste Erfahrung in der Arbeit mit unterschiedlichen Personengruppen (Stakeholder Management)

Sicherheit im Umgang mit Zahlen

Bereitschaft und Befähigung, physische Aufgaben auszuführen wie z.B. die Getränke in den Küchen aufzufüllen

Bereitschaft zum Lernen und zur Fortbildung im Bereich Facility Management

Kenntnisse/Bewusstsein für die Ambitionen von Web3, insbesondere Polkadot

Erwünscht

Kenntnisse der Aufgaben, Systeme und Verfahren eines Büroverwalters

Erfahrung mit Projektmanagement-Tools wie Trello, Asana oder Notion

Interesse an oder sogar Erfahrung mit Blockchain oder Open-Source-Software

BA/BSc oder gleichwertiger Abschluss

Erfahrung in der Arbeit mit Büromanagement/FM

Erfahrung in der Arbeit mit Beschaffungs-/Ausschreibungsprozessen

Formale FM-Qualifikationen

Fließende Kenntnisse in Wirtschaftsenglisch